Le management visuel par l’exemple

J'ai décidé de vous présenter le concept du management visuel à travers un exemple concret que j'ai vécu il y à quelques mois.

La problématique

Je suis directeur technique dans une agence digitale et gère le planning des développeurs ; il y à quelques mois, nous étions 3 ou 4 en fonctions des périodes. A l'agence, le fonctionnement est simple : en fin de semaine, nous élaborons le planning de la semaine à venir pour chaque collaborateur. De cette manière, le directeur technique ainsi que les chefs de projets savent exéctement ce qui sera traité dans la semaine et chaque développeur sait ce qu'il a à faire. Oui mais voilà, nous ne vivons pas dans le monde des bisounours ! Ainsi, des urgences surviennent au fil de la semaine, le planning est remis en cause, les développeurs n'arrivent pas à rester concentrer sur les tâches qui leur ont été allouées au planning, le directeur technique est obligé de dire non, les chefs de projets sont frustrés et les clients énervés ; je caricature un peu la chose, mais vous avez bien compris smiley.

Mise en place d'un "kanban board"

J'ai décidé de mettre en place un "kanban board" doté de 3 colonnes TODO, DOING, DONE et demandé à mes développeurs de placer un post'it par tâche à effectuer dans la colonne TODO le lundi après avoir pris connaissance de leur planning respectif, j'en ai fait de même. Le but du jeu, vous l'aurez compris : déplacer les post'it dans les colonnes DOING et DONE au fil des journées.

Premier impact sur le management : ceci m'a premis, en un coup d'oeil, de connaître à tout moment l'avancement de chacun et des projets

Ensuite, j'ai demandé à chaque chef de projet, lorsqu'il avait une "demande urgente", de venir lui même placer un post'it sur le paper board.

Deuxième impact sur le management : de cette façon, le chef de projet se rendait lui même compte que la tâche ne rentrait pas dans le planning et que si l'urgence devait passer dans la colonne TODO ou DOING, il fallait sacrifier une autre tâche.

Afin d'augmenter l'impact visuelle, j'avais volontairement choisi une couleur flashy (rose), pour les post'it "urgent".

Troisième impact sur le management : le nombre de post'it roses était juste disproportionné par rapport au nombre de post'it correspondant à des tâches plannifiées. Il devenait clair qu'un développeur ne pouvait pas rester concentré plus d'une heure ou deux sur une tâche, ce qui est contre-productif.

Comme par magie, après quelques semaines seulement, le nombre de post'it roses a diminué considérablement.

Vous avez dit urgence ?

Après 3 mois de tests, j'ai pris le temps d'analyser tous les post'it roses, je me suis vite rendu compte que dans la majorité des cas, les urgences n'en étaient pas et que les interventions pouvaient attendre quelques jours voir même être anticipées. En effet, il s'agissaient souvent de tâches récurrentes de types export csv en fin de projet, modification d'un contenu ou d'un logo, des actions qui n'étaient pas forcément chronophages mais qui coupaient la productivité des développeurs. J'ai donc cétagorisé les différents types d'urgences et fait le point avec les chefs de projets.

Bilan

Ceci a été très productifs, les "urgences" sont maintenant quasiement toutes plannifiées d'une semaine à l'autre, seules quelques "vraies" urgences tombent de temps en temps. Tout le monde y trouve sont compte :

  • les développeurs peuvent se concentrer sur leurs projets
  • le chef de projet se voit refuser moins de choses et peuvent communiquer des dates de résolution au client
  • je n'ai plus à arbitrer les priorités en permanence
  • l'équipe est plus réctive en cas de réelle urgence

Depuis quelques mois, l'équipe s'est agrandit et ce type de kanban board ne peut plus être utilisé, mais malgré cela, nous avons conservé le rythme : les "fausses urgences" sont plannifiées, les "vraies urgences" sont traitées au plus vite.

Voici donc un petit exemple qui a porter ses preuves au niveau de notre organisation. Je vous laisse tester ceci de votre côté et me faire un retour en commentaire 😉

Vous trouverez, à cette adresse, un artcile intéressant consacré au management visuel : http://blog.xebia.fr/2014/07/28/11-arguments-en-faveur-du-management-visuel/

A bientôt

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